URSEC comienza a trabajar con expediente electrónico
El 30 de setiembre dejaron de circular expedientes en papel en URSEC
y a partir del lunes 5 de octubre todos los expedientes serán
electrónicos.
Meses atrás, URSEC se sumó al proyecto de
implantación de expediente electrónico ofrecido por AGESIC, proyecto en el cual
se ha venido trabajado durante todo este tiempo para la adecuación de esta
herramienta electrónica a las necesidades de la institución, la capacitación del
personal y la obtención de firma digital para todos.
Finalmente, durante dos jornadas equipos
de funcionarios escanearon la totalidad de expedientes que se encontraban en
tramitación en la institución, para su migración al expediente electrónico
quedando todo listo para comenzar a utilizarlo a partir del próximo lunes.
El expediente electrónico contribuirá a
mejorar la calidad del trabajo, facilitando la ubicación de los expedientes por
diferentes criterios de búsqueda, dando mayor transparencia a la gestión y a la
ciudadanía en general, ofreciendo su integración con otros organismos que lo
implanten a futuro. Permitirá también disminuir costos asociados como los de
papel, lugares de almacenamiento, así como tiempo de tramitación y de traslado.
Además, contribuirá a aumentar la seguridad de la información, permitiendo el
total control de acceso de los mismos, su confidencialidad, auditoría y
mecanismos de respaldo, eliminando el riesgo de extravío y deterioro de
expedientes.
Corresponde destacar y agradecer la
colaboración del equipo de AGESIC y de la empresa Archidoc, así como del
excelente trabajo del sector Tecnologías de la Información, de los capacitadores
internos para la implementación del nuevo sistema, de la Cra. Janet Cervi en su
calidad de coordinadora del proyecto y de todos los funcionarios que
participaron en las jornadas de escaneo realizadas.
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